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O ESTRESSE DAS REUNIÕES IMPRODUTIVAS

Em um número significativo de empresas as reuniões são tão improdutivas que quando seus empregados sabem que vai haver uma reunião, normalmente em cima da hora, dizem: “Meu Deus não agüento mais tanta reunião”, Lá vem mais uma reunião para nada”, “Que suplício! Mais uma reunião”, “Estes gerentes parecem que não tem o que fazer”.

 

É triste perceber que justo as reuniões tão recomendadas para incentivar equipes, como estratégia participativa e de integração possam ser tão improdutivas e repulsivas.

 

Será que os gerentes já pararam para pensar que tempo “é dinheiro?” No grau de insatisfação de seus colaboradores por terem que deixar de executar suas atividades e muitas delas, prioritárias para a organização, a fim de participar de uma reunião que ‘não leva a lugar algum”.

 

É importante observar que em tais situações o empregado ou colaborador mostra muito mais comprometimento com os resultados da empresa em que trabalham do que seus próprios dirigentes.

Em um departamento central de planejamento de uma empresa foram realizadas durante cerca de quinze dias reuniões que duravam o dia todo e envolviam altos custos com passagem e hospedagem de representantes de vários estados do país. Tratava-se de um assunto muito importante que era o Planejamento Estratégico Integrado. Na última reunião, constituída por um pequeno comitê, o Diretor Financeiro disse: “Está tudo muito bom, muito bonito, mas não sabemos se teremos dinheiro para a folha de pagamento no final deste mês”.  Imaginem! Tratava-se de um ciclo de reuniões de Planejamento Estratégico INTEGRADO.

 

Para prevenir a execução de reuniões improdutivas é fundamental que sejam planejadas.

 

Todos os profissionais que irão participar de uma reunião precisam conhecer, com a antecedência devida, a sua pauta contendo: Objetivos, data, local, hora, contribuição de cada participante e hora de início e término.

 

Mas porque esta medida tão simples não é tomada?

 

Porque, infelizmente, alguns executivos promovem reuniões apenas para serem ouvidos porque gostam muito de “se ouvir falar”. Normalmente, possuem dificuldade de ficarem a sós por períodos longos. Mas há aqueles que promovem reuniões para parecerem importantes ou ocupados. Entretanto, o mais grave motivador de tais reuniões é a dificuldade de tomar decisão que é um sério desperdiçador de tempo/vida. É uma forma de não assumir as responsabilidades pelas conseqüências da decisão ou, até mesmo, de evitar que uma decisão seja tomada com receio de desagradar os outros.

 

 Dicas para execução de reuniões produtivas:

 

1 – Analisar se a reunião é mesmo necessária.

2 - Verificar se uma carta, e-mail ou telefonema são suficientes.

3 - Analisar o custo/benefício de uma reunião.

4 - Ser claro na definição dos objetivos.

5 – Procurar convocar apenas os profissionais diretamente ligados aos assuntos em pauta.

6 – Evitar usar um discurso diferente da prática. Como por exemplo: Dizer que é uma reunião participativa, fazer todos falarem (muitas vezes fora do horário do expediente),

para no final informar sua decisão previamente tomada sobre a questão. Tal comportamento, além de desmotivar a equipe e provocar até revolta em relação a reuniões é um terrível desperdiçador de tempo, de dinheiro e causador de estresse.

7 – Procurar trabalhar as limitações ou dificuldades relativas à comunicação como: dificuldade de ouvir, falta de lógica nas colocações, prolixidade, utilização de termos técnicos, inadequados ou inacessíveis, dificuldade em dar e receber feedback

8 – Evitar utilizar formas inadequadas de comunicação como: A avaliativa (você não deveria ter feito desta forma), ou a interpretativa (você é desmotivado, desinteressado ou arrogante).

9 – Procurar utilizar as formas mais construtivas de comunicação como: A explorativa,  (fazer perguntas antes de avaliar ou interpretar), Apoio (estímulo à colaboração dos participantes dizendo: sim, continue ou, até mesmo, acenando com a cabeça. Não esqueça que a linguagem não verbal diz muito mais do que a linguagem verbal oral).

10 – Tentar se colocar no lugar do outro e perceber como ele está se sentindo. O profissional dos tempos atuais precisa ser empático.

11 – Iniciar e encerrar a reunião no horário estabelecido.

 

 
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